Doküman Organizasyonları Nasıl Yapılır Nedir?

PORDOC dokümanları bilgisayar ortamlarında ki dosya yapıları kadar kolay bir şekilde yönetmektedir. Ayrıca ana klasörlere de bağlı olarak alt klasörleri ve bunlar arasında ki bağlantıları da yönetmek oldukça kolay ve zahmetsiz bir işlem olmaktadır. Aynı zamanda doküman yönetimi sistemlerinde ve PORDOC olması gereken yapı dinamiklerinin de kullanılası için kullanıcıları zorlamaktadır böylelikle de kullanıcılardan kaynaklanan hataları da minimize etmektedir. Hem kayıtların değişimlerini gerçekleştirir hem de gerekli olan bütün belgelere de kimlerin baktığının kayıtlarını ve tarihçesini en etkili şekillerde tutmaktadır. Buna göre ise hangi belgeleri kim ne zaman ve nerde neyi değiştirmiş vb. gibi bütün gerekli bilgilerin tarihçesini tutmaktadır. İzlenen klasör ayrıca, doküman yönetimi ve sistemlerinde belirli olan bir lokal ya da network klasörlerine düşen bütün dokümanları otomatik olarak DYS kütüphanesine taşımaktadır.

E-posta bildirimlerinde bütün kullanıcılar bir belge üzerinde yaptıkları değişiklikler ile ilgili olarak diğer personellerin de görmesini istemesi ve bu farklı değişiklikleri de bir arada içeren bir e-postayı da diğer gruba ve istenilen kişilere göndermektedir. Ayrıca isteklere bağlı olarak da bir doküman yönetimi ve tiplerinde yapılan değişiklikler otomatik tanımlı adreslere raporlanmaktadır. Sanal klasörlerde ise PORDOC içerisinde sanal klasörler açılabilir ve açılan bu sanal klasörlerde ise farklı konulara da ait belgelerde tutulmaktadır ya da başkaları ile de paylaşılabilir.